Hoci je doba rýchla a neľahká, existujú tipy, triky či technológie, ktoré nám pomáhajú divoké tempo zvládnuť. Forbes vám prináša „hacky“ overené slovenskými manažérmi. Svoje skúsenosti nám prezradil Juraj Sasko, ktorý má toho v portfóliu neúrekom.
Juraj Sasko založil a vedie digitálnu agentúru Visibility aj skupinu Visibility 360 Group. Spoluzakladal Asociáciu digitálnych marketingových agentúr, v ktorej pôsobil ako podpredseda správnej rady. Viedol slovenskú pobočku neziskovej organizácie Junior Chamber International a doposiaľ je členom združenia Mladých podnikateľov Slovenska.
Zároveň prednáša na konferenciách, je externý lektor Google, zúčastňuje sa rôznych vzdelávacích podujatí a píše do odborných časopisov. Čo mu pomáha udržiavať tempo?
Základom je balans a plánovanie
„Ako prvé spomeniem základné veci, ktoré v živote dodržiavam – spánok najmenej sedem hodín denne, pravidelná zdravá strava, vyčlenený a naplánovaný čas a šport,“ vymenúva Sasko.
V práci Juraj veľa komunikuje, cestuje a drvivú väčšinu práce urobí za počítačom. V dennej rutine preto uplatňuje prísny časový manažment či techniku prázdnej e-mailovej schránky.
Ako dodáva, všetky úlohy si plánuje. Tie dlhšie si značí do kalendára a desaťminútové zase do „task manažmentu“ (existujú na to rôzne aplikácie, ale poslúži aj papier). „Venujem sa im v pravidelných blokoch,“ dodáva.
V kalendári má zaradené okrem pracovných úloh aj súkromné veci, obedy, presuny medzi stretnutiami, čas na „follow-up“ úlohy po pracovných stretnutiach či bloky na vybavenie e-mailov a administratívy.
Multitasking som si zakázal
Opakujúce sa udalosti a úlohy ako napríklad pravidelné stretnutia, ale aj posilňovňu či nákup má zapísané v kalendári fixne. V kalendári si ich odlišuje rôznymi farbami, aby sa v programe rýchlejšie zorientoval.
Denne si takto uloží najviac šesť úloh. Ak prácu zvládne skôr ako plánoval, presúva si úlohy z nasledujúceho dňa. Väčšie projekty si delí na menšie časti a pomáha mu aj stanovenie každodenných a týždenných cieľov, ktoré je potrebné dosiahnuť. Podotýka, že všetko musí mať svoj deadline.
„Vyhýbam sa multitaskingu, vždy sa sústredím na jednu úlohu. Medzi vecami prepínam len v rámci bloku, ktorý mám vyčlenený na vybavovanie administratívy a e-mailov,“ opisuje Sasko.
E-maily si kontroluje trikrát denne a každý blok aj deň končí s prázdnou poštovou schránkou. „Na všetky e-maily, ktoré mi prídu, musím buď odpovedať, zaradiť si ich okamžite medzi úlohy alebo naplánovať v kalendári,‟ vysvetľuje.
Pomáhajú aplikácie, najmä Google
„Perfektná funkcia v aplikácii Gmail je Snooze. Viem si tak efektívne preložiť konkrétne e-maily na neskôr, ak ich nemám čas teraz riešiť, alebo si e-mail vyžaduje moju pozornosť až v budúcnosti,‟ hovorí Sasko.
Na organizáciu času Juraj Sasko používa Google kalendár a manažéra (Tasks) alebo webovú aplikáciu Yesware.com na sledovanie e-mailov a nastavovanie pripomienok na nevybavenú poštu. „Veľmi pomáha na dosledovanie e-mailov, na ktoré adresát neodpovedal. Nemusím tak držať v hlave, či je nejaká vec doriešená alebo nie,“ hovorí Sasko.
Nerušene a bez notifikácií
V prípade oficiálnej komunikácie mu prácu urýchľujú aj šablóny a vzory, ktoré ponúkajú jednotlivé aplikácie. Na internú komunikáciu zase využíva krátke a stručné odpovede, aby šetril čas.
Zakladateľ Visibility tiež prísne dodržiava čas, ktorý si vyčlenil na nerušenú prácu bez telefónu, e-mailov či kontaktu s ľuďmi. A aj keď to možno pripomína staré porekadlo – obuvníkove deti chodia bosé – Juraj nemá v mobile nainštalované sociálne siete a nepoužíva notifikácie. Hoci je odborník na online marketing.
