Je čas si priznať, že po lete a dovolenkách obvykle nie sme ani oddýchnutejší ani nabití novou energiou. Naopak, cez prázdniny sme si zvykli na pomalšie tempo. Lenže teraz je tu jeseň so všetkými novými projektmi a povinnosťami, ktoré treba urobiť, pretože sa blíži podnikateľsky najdôležitejšie obdobie v roku – Vianoce.
Zvládnuť sa to dá jedine tak, že si zavediete vlastný systém a nezabudnete ani v tom najviac stresujúcom čase na seba.
Zo všetkých všeobecne známych poučiek, manažérskych pravidiel a „vychytávok“ uľahčujúcich život, ktorých sú všade mraky, sme vybrali tie najjednoduchšie, ale zároveň najefektívnejšie.
1. Plánujte.
Či už ide o to-do-list, alebo kalendár, vždy by ste mali mať absolútny prehľad o všetkom, čo vás čaká. Správne plánovanie jednotlivých aktivít je potom kľúčom k úspechu. Myslite pritom triezvo a nepreceňujte sa.
Naplánujte si len toľko schôdzok a úloh, na ktoré vám bude stopercentne stačiť energia aj čas, ktorý chcete alebo môžete v ten deň práci venovať.
Počítajte aj s tým, že každý deň sa stane ešte niečo nad rámec toho, čo ste si naplánovali, a tak si vždy vytvorte časovú aj mentálnu rezervu.
2. Dávajte a žiadajte termíny.
Bez termínu nie je úloha, to je stará známa vec. Ak zadanie dávate vy, stanovte jasný termín. Pokiaľ ho dostávate, termín si vyžiadajte.
V opačnom prípade sa úloha dostáva až na samý koniec zoznamu, pretože jednoducho nepríde deň, kedy by mala prioritu. Ideálny termín obsahuje nielen dátum, ale aj hodinu.
3. Pracujte s dvoma termínmi.
Opisujte od Elona Muska, ktorý má vždy dva rôzne termíny. Jeden pre seba, ten druhý, neskorší, oznámi klientom, kolegom alebo verejnosti. Získava tak časovú rezervu pre prípad, že by sa niečo pokazilo, nestihlo alebo zabudlo.
Pracujte týmto štýlom aj naopak – pokiaľ niekomu prácu zadávate, chcite ju vypracovanú o pár dní skôr, ako je skutočne potrebné. Pre istotu.
4. Nechce sa vám? Začnite tým najťažším.
Knihy venujúce sa efektivite a časovému manažmentu sa nezhodujú v tom, ktorou úlohou by sme mali ráno začať. Tou najnáročnejšou alebo najľahšou? Záleží na tom, čo vás vlastne čaká.
Všetky vaše úlohy zaberú zhruba rovnaký čas? Začnite tým, ktorú najviac odkladáte a do ktorej sa vám chce zo všetkých najmenej. Hneď ako ju splníte, spadne vám kameň zo srdca a dostanete oveľa väčšiu chuť do práce.
5. Máte toho veľa? Začnite tým najľahším.
Ale naopak, pokiaľ máte dlhý zoznam úloh, z ktorých niektoré zaberú pár minút, zatiaľ čo iné aj niekoľko hodín, začnite ráno tými najkratšími.
Keď si zo zoznamu rýchlo odškrtnete dve tri úlohy, mozog dostane signál, že vám to ide pekne od ruky a plný energie tak bude spolupracovať aj pri riešení náročnejších položiek.
6. Osvojte si pravidlo dvoch minút.
Niekedy sa stane, že pred sebou posúvame aj úplne triviálne úlohy, hoci ich riešenie zaberie len chvíľočku. Aby sa to nestávalo, naučte sa obľúbené pravidlo Davida Allena, autora knihy Getting Things Done.
Keď príde úloha, ktorej splnenie nezaberie viac ako dve minúty, všetko nechajte tak a urobte ju hneď. Pretože vás výrazne nezdrží, nemá zmysel písať ju na to-do-list a zbytočne tak rozširovať zoznam povinností.
7. Schovajte telefón.
Vo chvíľach, keď potrebujete niečo vymyslieť, napísať, spočítať alebo vytvoriť, schovajte telefón. Štúdia Texaskej univerzity preukázala, že ak je v miestnosti telefón, schopnosť sústredenia sa znižuje.
Mobil skrátka predstavuje silné lákadlo, ktoré odvádza našu pozornosť. A je pritom úplne jedno, že máte vypnuté zvonenie a všetky notifikácie. Možno ho tým skôr beriete do ruky pre prípad, že vám niečo utieklo.
Okrem toho, uvedomiť si, že nemusíte brať každý telefonát, ktorý zazvoní, je veľmi odľahčujúce.
8. Utečte pred narušiteľmi.
Nie je to však iba telefón, čo nás odvádza od rozrobenej práce. Niekedy sú to kolegovia v kancelárii, ktorí sa chcú rozprávať alebo riešiť ich pracovné úlohy. Rozptyľovať vás však môže aj samota pri práci z domu, keď v rámci prokrastinácie chcete robiť všetko ostatné, len nie pracovať.
Vo chvíli, keď vás niečo vyruší z hlbokej práce, trvá až 20 minút, kým sa zase začnete sústrediť. Preto sa v takých chvíľach oplatí utiecť – v práci si nájdite pokojný kút alebo sa na chvíľu zatvorte do zasadačky, z domu naopak utečte napríklad do tichej kaviarne, kde vám nezostane nič iné ako pracovať.
9. Urobte si čas na seba.
V obdobiach, keď je toho veľa, by ste sa nemali sústrediť len na to, ako všetku prácu zvládnuť, ale aj ako pritom nepodľahnúť stresu, ktorý môže narušiť vaše výkony, vzťahy a v dlhodobom horizonte aj zdravie.
Preto je v stresových obdobiach absolútne zásadné vyhradiť si čas pre seba. V ňom by ste mali odpočívať, ale tiež sa pravidelne hýbať a zdržiavať na čerstvom vzduchu. To všetko sú tie najjednoduchšie cesty, ako si zaistiť pokojné nervy i odolnosť a pracovnú výkonnosť.
Pokojne sa vráťte k prvému bodu a do kalendára si vyznačte čas na tréning alebo prechádzku.
10. Požiadajte o pomoc.
A keď už práce bude naozaj viac, než je vo vašich silách, požiadajte o pomoc. Obráťte sa na kolegov, na nadriadeného, ale napríklad aj na klientov, ktorým by ste nikdy nemali dopredu sľubovať nič, čo nedokážete splniť.
Variantom môže byť napríklad aj online asistent alebo niekto z vášho okolia, komu zadáte prácu, ktorú sami nezvládate, a dohodnete sa s ním na odmene.
Článok vyšiel na Forbes.cz a jeho autorkou je Zdenka Tomis.
