Pracovať kvalitne a efektívne neznamená, že budeme pracovať tvrdo a dlho. Dôležité je vykonávať prácu inteligentne. V tom nám pomôže aj časový manažment.
Ide o vytvorenie lepšej rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom. Niektoré spoločnosti si to naozaj vzali k srdcu a začínajú zavádzať štvordňové pracovné týždne. Island napríklad v rokoch 2015 až 2019 vyskúšal štvordňový pracovný týždeň a tento proces označil za „ohromujúci úspech“.
Dôležité je, že úrovne produktivity v spoločnostiach zapojených do testovania buď zostali rovnaké, alebo sa zlepšili – čo ukazuje, že produktivita nie je o tom, koľko času strávite prácou, ale o tom, ako tento čas využijete.
Ak si aj vy dobre manažujete svoj čas, možno ste spozorovali benefity, ktoré to prináša, ako napríklad:
- odstránenie (alebo zníženie) sklonu k prokrastinácii,
- dodržiavanie termínov,
- viac času na mimopracovné aktivity a záľuby,
- pocit kontroly a zníženie úrovne stresu. (Islandskí pracovníci zapojení do programu uviedli, že cítia menej stresu a majú nižšie riziko vyhorenia.)
Základom je, že časový manažment vám pomôže vyťažiť to najlepšie z vášho pracovného života, aj zo života ako takého.
Tu je 10 tipov na efektívnejšiu organizáciu pracovného dňa, zamedzenie prokrastinácie a zlepšenie vášho života.
1. Dôležité úlohy urobte ako prvé.
Ľudia si často radi najprv odškrtnú tú najnepríjemnejšiu úlohu zo zoznamu, len aby ju zvládli. Iní radi robia najprv rýchle a jednoduché úlohy, len aby mali pocit, že niečo robia.
Je však oveľa lepšie určiť priority podľa dôležitosti, bez ohľadu na to, či je to ťažké alebo nie.
2. Striktne manažujte svoj čas.
Rád používam metódu ABC na plánovanie dňa a uprednostňovanie úloh podľa dôležitosti:
- Úloha „A“ je mojou najdôležitejšou a nevyhnutnou položkou dňa (alebo, ak existuje viac úloh A, označím ich ako A1, A2 atď.).
- Úlohy „B“ sú sekundárne úlohy, ktoré sú menej dôležité ako úlohy A – nikdy neprejdete na úlohu B, kým sú na zozname stále úlohy A.
- Úlohy „C“ sú tie, ktoré by bolo „pekné“ urobiť, ale nie je to veľký problém, ak ich v ten deň nestihnem.
S touto metódou začínam každé ráno (alebo by ste to mohli urobiť na konci predošlého dňa).
3. Nastavte si časový limit pre každú úlohu.
Keď som si vytvoril zoznam úloh na daný deň, nastavil som časové limity pre každú úlohu v zozname. To zaisťuje, že nedovolím, aby sa úlohy roztiahli a zaplnili viac času, ako skutočne potrebujú. Môj deň bude vďaka tomu zvládnuteľný, pretože viem, čo môžem reálne dosiahnuť.
4. Zistite, aké sú vaše produktívne hodiny.
Produktívni ľudia nevypĺňajú každú hodinu svojho dňa. Vedia, kedy pracujú najlepšie – a postarajú sa, aby počas týchto hodín urobili dôležité veci.
Nasledujte ich a vyhraďte si svoje najproduktívnejšie hodiny pre tie najdôležitejšie úlohy (či už ráno, poobede alebo neskoro večer, ide len o vašu preferenciu).
Vyhnite sa tomu, aby ste si tento drahocenný čas zaplnili stretnutiami alebo menej dôležitými alebo rutinnými prácami – ktoré sa lepšie hodia na inú časť dňa.
5. Nerobte viac vecí naraz.
Multitasking je nepriateľom produktivity, pretože môžete skončiť tak, že nebudete robiť nič poriadne. Venujte plnú pozornosť jednej úlohe a dokončite ju, skôr ako prejdete na ďalšiu.
6. Odstráňte rozptýlenie.
Milujem prácu z domu, ale uznávam, že niektorých ľudí to rozptyľuje. Určite pomôže, keď si v telefóne vypnete notifikácie alebo keď to potrebujete, zapnete si na telefóne „režim nerušiť“.
A stanovte hranice pre každého, kto zdieľa váš priestor. (Napríklad tým, že im oznámite: „Nasledujúcu hodinu sa naozaj potrebujem sústrediť.“ alebo „Keď sú dvere mojej kancelárie zatvorené, znamená to nerušiť.“)
Rovnaké tipy platia aj vtedy, keď ste v kancelárskom prostredí.
7. Naučte sa povedať nie.
Povedať nie – zdvorilo, ale rozhodne – je umenie, ale ak to zvládnete, budete cítiť oveľa väčšiu kontrolu nad svojím časom.
Veľmi často to nie je ani o tom, že poviete „nie“, ale o stanovení vlastných očakávaní a toho, čo zvládate. Napríklad povedať niečo ako „toto nemôžem/nestihnem urobiť do budúceho týždňa“.
8. Zvážte dôsledky toho, keď danú vec urobíte verzus neurobíte.
Ak naozaj otáľate, položte si otázku: „Čo sa stane, ak to neurobím?“ Ak je odpoveď „Eh, nič moc“, potom to pravdepodobne nie je také dôležité.
Ale ak viete, že odklad tejto povinnosti či úlohy môže mať vážne následky, prinesie vám to ďalšiu motiváciu, ktorú potrebujete.
9. Pochopte, že niekedy – ale len niekedy – môže byť prokrastinácia dobrá vec.
Aj „túžba otáľať“ vám môže niečo napovedať (napríklad, že ste unavení a potrebujete prestávku). Niekedy myseľ potrebuje len trochu času na túlanie, snívanie a tvorivosť – a to je tiež dobré.
10. Položte si otázku: nie je čas na zmenu?
Nakoniec, ak zistíte, že sa vám nechce robiť množstvo z vašich úloh, hlavne tých základných a dôležitých, možno je čas zmeniť prácu. Ak tento stav pretrváva už dlhšie, položte si otázku, či je toto pre vás naozaj to správne miesto. Prestaňte pokladať za „normálne“, že svoju prácu nemáte radi. Ak ste neustále demotivovaní, nie je to normálne, ani dobré – pre nikoho.
Článok vyšiel na Forbes.com a jeho autorom je prispievateľ Bernard Marr.
