Všetci poznáme príslovie „Čas sú peniaze“. A práve čas je jednou z vecí, nad ktorými môžeme v tomto náročnom a stále sa meniacom období ľahko stratiť kontrolu. Julie Morgenstern je konzultantka so zameraním na organizácie a na produktivitu a zároveň jedna z najpredávanejších autoriek New York Times. Spojila som sa s ňou, aby sprostredkovala 7 stratégií, ktoré vám pomôžu byť v živote produktívnejší a usporiadanejší.
1. Pochopte veľkú štvorku.
Rachel Montañez: Čo patrí medzi najčastejšie príčiny dezorganizácie ľudí?
Julie Morgenstern: Ľudia nevenujú čas tomu, aby sa organizovali. Po druhé, často uviaznu v tom, že reagujú na každú požiadavku, čo má za následok, že ich pracovné zaťaženie je ohromné. Po tretie, nevyhradia si čas na zostavenie či udržanie svojho systému, najmä vtedy, keď dôjde k náhlym zmenám v rámci ich pracovnej záťaže a situácia je hektická.
Ako počas dňa stihnúť viac? Odborník odporúča tri techniky
pre lepší time manažment
Je tu aj aspekt zručností. Viete, kde začať? Viete, ako na to? Keď neviete, kde začať, a keď sa cítite neorganizovane, jednoducho zostanete paralyzovaný a neurobíte nič. No existuje stratégia a postupnosť. Musíte veci rozobrať.
2. Identifikujte kľúčové správanie a položte si hlavnú otázku.
Rachel Montañez: Aká je otázka číslo jeden pri manažovaní a aký je hlavný indikátor správania niekoho, kto bojuje s dezorganizáciou?
Julie Morgenstern: „Ako dlho to bude trvať?“ Prirodzene, po tom by mala nasledovať ďalšia otázka: „Aká je návratnosť investície v tomto čase?“ Pokiaľ ide o ukazovateľ správania niekoho, kto bojuje s dezorganizáciou, tak je to prílišný optimizmus pri stanovovaní termínov a ich neplnenie.
3. Opustite plánovanie zo dňa na deň: vedierka a skriňa.
Rachel Montañez: Prepracovanosť môže viesť k vyhoreniu. Ako môže človek zvládnuť to, že zápasí s časom?
Julie Morgenstern: Opustite plánovanie zo dňa na deň a pozrite sa na veci zo širšej perspektívy. Medzi aké činnosti sa snažíte rozdeliť svoj čas? A nemyslím tým e-maily, telefonáty a stretnutia, ktoré sú len komunikačnými prostriedkami. Nechcete predsa tráviť všetok svoj čas reaktívnymi a žiadnymi proaktívnymi činnosťami. Zjednodušene povedané, keď budete celý deň len na stretnutiach, neostane vám priestor na premýšľanie.
Nestrácajte čas na poradách, ktoré k ničomu nevedú. Vyskúšajte pravidlo 30 minút
Čo sú hlavné veci v práci, v súkromní či v rámci komunity, medzi ktoré musíte rozdeliť svoj čas? Keď to viete, môžete si vytvoriť plán, ktorý vám umožní dosiahnuť rovnováhu.
Organizáciu času vždy prirovnávam k organizovaniu šatníka, sú takmer úplne rovnaké. Obmedzené množstvo priestoru je napchaté tak, aby sa doň zmestilo ešte viac vecí, a položky posúvate do ľubovoľných voľných plôch bez konkrétneho usporiadania. To isté platí pre chaotický rozvrh. Obmedzené množstvo času je preplnené oveľa väčším počtom úloh, ako sa doň zmestí, pričom ich zastrčíte do ľubovoľného dostupného časového pásma bez nejakého konkrétneho poradia. Náhodný a rozdrobený prístup k dňu znamená, že nie ste schopný držať krok a nájsť harmóniu medzi rôznymi časťami práce a súkromného života.
4. Prehodnoťte svoju kanceláriu a jej obsah.
Rachel Montañez: Ako si možno usporiadať pracovný priestor?
Julie Morgenstern: Počúvame o tom veľa, no v prvom rade si musíte určiť priestor na prácu. Možno budete musieť túto radu trochu upraviť. Ak napríklad potrebujete pracovať na viacúčelovom mieste, potom použite prenosný stôl alebo niečo, čo môžete zdvihnúť a odložiť.
Tiež je podľa mňa dôležité nespoliehať sa len na svoju obrazovku. Fyzický kalendár a plánovač môžu byť v tomto prostredí veľmi užitočné a existujú aj vedecké dôkazy o tom, že strategická časť mozgu reaguje lepšie na papier a ceruzku. Používanie tabule môže byť užitočné aj vtedy, keď riadite projekty alebo ľudí a chcete mať o veciach stály prehľad.
5. Zamerajte sa na manažovanie energie.
Rachel Montañez: Veľa sa hovorí o energetickom manažmente, ktorý je kľúčom k produktivite. Čo si o tom myslíte?
Julie Morgenstern: Ja definujem manažovanie času ako proces riadenia energie a inteligencie s cieľom podať najlepší možný výkon. To, čo si zaradíte do svojho dňa, a poradie, v ktorom jednotlivé činnosti vykonávate, má veľký vplyv na to, či sa cítite svojou energiou poháňaný alebo ste naopak vyčerpaný.
6. Buďte si vedomý perfekcionizmu.
Rachel Montañez: Aký je častý problém, ktorý vidíte u perfekcionistov?
Julie Morgenstern: Problémom perfekcionistov je, že zvyčajne vidia iba dve úrovne výkonu. Mimoriadne geniálna práca alebo katastrofa. Väčšina perfekcionistov často prokrastinuje, pretože si môže povedať: „Nemám čas to urobiť dokonale, tak do toho nejdem vôbec,“ alebo veci dorábajú na poslednú chvíľu. Ale to je problémom, pretože keď si veci necháte na poslednú chvíľu, nikdy ich nemôžete delegovať.
7. Delegujte.
Rachel Montañez: Aké sú vaše obľúbené spôsoby riadenia delegovania?
Julie Morgenstern: Aby ste mohli efektívne delegovať, musíte mať v pláne vyhradený čas na budovanie tejto stratégie. Potrebujete čas na premyslenie úloh, na to, ako ich niekomu vysvetlíte a ako zadefinujete kritériá splnenia. To je pre väčšinu ľudí problém. Nedelegujete za chodu. Pamätajte, že ako manažér musíte byť lídrom času. Len tak nastavíte priaznivú kultúru v tejto oblasti aj pre svojich zamestnancov.
Prispievateľka Rachel Montañez píše pre Forbes.com o kariérnych radách.
